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Conheça 10 passos para gerenciar o seu tempo com eficiência

Marcio Zeppelini lista 10 dicas para identificar prioridades, fugir dos ladrões de tempo e aprender a fazer a gestão das suas 24 horas


Foto divulgação: banco de imagens


A grande sacada é conseguir identificar as prioridades. Mas, é claro, isso não é o bastante para você fazer seu tempo render mais. É preciso identificar alguns “ladrões de tempo”.

Esses “ladrões” geralmente surgem disfarçados de atividades inofensivas, mas quando paramos para fazer as contas percebemos que eles roubam descaradamente muitos minutos, horas, dias de nossas vidas, nos impedindo de dar conta do que precisamos realmente fazer.

Alguns dos principais vilões são as redes sociais: quando usadas de maneira não estratégica; jogos eletrônicos: Candy Crush e afins são legais, mas cuidado para não perder a noção do tempo e transformar o momento de relaxamento em procrastinação; e televisão: séries, filmes e novelas não precisam ser abolidos da sua vida, mas cada coisa na sua devida hora, combinado?





Se você tem um objetivo e um propósito, deve ter equilíbrio e discernimento para focar em coisas que não prejudiquem seu futuro e que não te ajudam a evoluir. Por isso, o empreendedor e escritor Mario Zeppelini, o Zeppa, destacou 10 dicas para te ajudar.

Zeppa criou um curso de Reorganização e Planejamento Pessoal e viaja o Brasil ministrando a sua palestra "A Magia de #FazerAcontecer". Abaixo, Zeppa aborda os principais pontos para a gestão do seu tempo. Confira:

1. Prioridades: como comentei anteriormente, sempre se questione sobre a importância dessa ou daquela atividade; saiba quais são os prazos de cada uma delas. A partir daí, decida quais tarefas são, de fato, as mais importantes e/ou urgentes e, portanto, quais devem ser feitas antes. Se por acaso alguma tarefa se tornar mais urgente (isso é bastante comum de acontecer no dia a dia corporativo), refaça o processo de priorização. Pode parecer algo relativamente simples, mas, acredite, leva um tempo até a gente “pegar a manha” e entender o que vale mais.

2. Cronograma: definidas as prioridades, crie um cronograma para poder visualizar com clareza o tempo que cada atividade demandará. Planeje suas atividades e tente ao máximo cumprir os prazos estabelecidos por você mesmo. Uma ferramenta que eu gosto muito -- e que tem versão gratuita -- é o Todoist. Você pode organizar suas tarefas em listas ou cards (eu prefiro listas), incluir subtarefas (isso ajuda a ter uma noção melhor de quanto tempo cada atividade pode levar), definir prazos, entre outros recursos. Além do Todoist, você pode testar outras ferramentas, como Asana, Trello, Monday, Pipefy e Microsoft Project.

3. Planejamento: antes de começar efetivamente cada tarefa, planeje como realizará seu trabalho e veja se precisará de alguém para auxiliá-lo em sua execução.

4. Peça ajuda: sempre que perceber que não conseguirá realizar uma tarefa sozinho (por qualquer motivo que seja), peça ajuda a outras pessoas ou procure recursos que possam acelerar seu progresso. Tem um livro bem interessante chamado Peça -- Como a habilidade de pedir ajuda pode transformar sua carreira, de Wayne Baker, que ensina como pedir ajuda para conseguir o que você quer no trabalho. Se você tem vergonha ou medo de pedir socorro quando a situação se complica no trabalho, vale a leitura!

5. Você é um só: vivemos uma época em que as pessoas têm se tornado multitarefas. Apesar de isso nos dar a sensação de que somos super-heróis, capazes de abraçar o mundo, na prática a realidade não é bem essa. Concentre-se em uma única tarefa de cada vez para obter melhores resultados. Quanto mais coisas você fizer ao mesmo tempo, mais chances você tem de errar e mais tempo você vai levar para concluir cada tarefa. Já ouviu falar na “teoria do pato”? O pato nada, anda e voa, mas não faz nada direito (reparou como o bichinho é desengonçado?). Não seja um pato na hora de realizar seus sonhos! Uma dica para você manter o foco durante a realização de cada tarefa é a técnica Pomodoro, que estipula o período de 25 minutos de foco total, alguns minutos de descanso e o retorno a mais 25 minutos... até finalizar sua tarefa.

6. Faça pausas: ser produtivo não significa ser uma máquina que opera 24 horas por dia. Nosso corpo e nossa mente precisam de descanso (alô, Pomodoro!). Para manter a energia e a disposição, evite longos períodos de trabalho. Faça pequenas pausas durante o seu dia, dê uma caminhada, hidrate-se, faça um alongamento (sua coluna e seus braços vão agradecer!)...

7. Sem distrações: redes sociais, incluindo WhatsApp, e e-mails são elementos indispensáveis no dia a dia profissional. No entanto, o excesso de notificações -- na tela do notebook, no tablet, no celular, no smartwatch -- são sufocantes e nos deixam com a impressão de que estamos sempre sem tempo. É muita coisa acontecendo ao mesmo tempo, e isso é uma distração desnecessária. Por isso, desligue todas as notificações de seus dispositivos, caso possível, ou aprenda a ignorá-las quando não puder dar a devida atenção a elas.

8. Xô, procrastinação: as pausas sugeridas no item 6 são apenas para relaxar um pouco e retomar o pique. Elas não podem ser usadas para procrastinar! Seja disciplinado e não adie as tarefas urgentes e importantes para o dia seguinte. 9. Elimine atividades desnecessárias: identifique tarefas que não acrescentam valor às suas metas e elimine-as do seu cronograma. Como sugeri, utilize o Quadrado das Prioridades para te ajudar nesse processo 10. Viva: como a vida não é feita apenas de trabalho e cronogramas, planeje seu tempo livre para fazer atividades divertidas. Passeie com sua família, curta a companhia das pessoas que você ama, viaje, brinque com seu pet, ouça música, dance... Isso tudo ajuda a restaurar sua energia e motivação. Por Zeppa [Marcio Zeppelini]

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